Telefonaufzeichnung
Mit unserer rechtskonformen und uneingeschränkten Lösung zur Telefonaufzeichnung werden Deine Dateien nicht nur aufbewahrt, sondern sind zudem jederzeit für Dich abrufbar. Hier findest Du die wichtigsten Fragen auf einen Blick.
Die wichtigsten Fragen vorab
In der neuen Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) ist die Telefonaufzeichnungspflicht für alle Finanzanlagenvermittler mit Erlaubnis nach § 34f Gewerbeordnung (GewO) und Honorar-Finanzanlagenberater mit Erlaubnis nach § 34h GewO geregelt.
Die Aufzeichnungen sollen zur Erhöhung der Sicherheit am Markt, der Schaffung von Transparenz und zur Ausweitung des Investorenschutzes beitragen.
Die BCA AG stellt Dir daher eine rechtskonforme und uneingeschränkte Lösung zur Verfügung, mittels derer die Dateien, wie gesetzlich gefordert, nicht nur aufbewahrt, sondern auch jederzeit abrufbar sind.
Welche Inhalte müssen aufgezeichnet werden?
Es muss jegliche Kommunikation aufgezeichnet und archiviert werden, die auf den Abschluss eines Wertpapiergeschäfts mit dem Endkunden gerichtet ist. Dabei ist es irrelevant, ob es letztlich zum Abschluss kommt oder nicht.
Beispiele hierfür sind:
- die Beratung zu Aufträgen
- die Erteilung von Aufträgen durch Kunden
- die Weiterleitung von Aufträgen
- die Platzierung von Aufträgen
- der Abschluss von Geschäften
- das Ändern und Stornieren von Aufträgen
Die Aufzeichnung kann die Kommunikation zwischen Vermittler und Kunden, Vermittler und BCA oder Vermittler und Depotstelle/KVG betreffen.
Telefonate, die eine bestimmte Finanzanlage zum Gegenstand haben, sind auch dann aufzuzeichnen, wenn noch eine nachfolgende persönliche Beratung stattfindet, in welcher der Kunde das Geschäft erst abschließt.
Im Grundsatz gilt, dass das gesamte Telefonat von Anfang bis Ende aufzuzeichnen ist und die Aufzeichnung nicht unterbrochen werden darf.
Was sind die Vorteile der von uns angebotenen Lösung?
- Sie sind ortsunabhängig, da die Aufzeichnung sowohl über einen Festnetzanschluss als auch über ein Mobiltelefon erfolgen kann
- Völlige Unabhängigkeit bezüglich Deines Telefonanbieters bzw. Netzbetreibers
- Keine Installation, Implementierung oder spezielle Hardware notwendig
- Revisionssichere Speicherung der Gesprächsdaten
Was musst Du tun?
Um die korrekte Funktionalität gewährleisten zu können, musst Du lediglich Deine Kontaktdaten in DIVA CRM aktuell halten.
Insbesondere Deine Telefonnummer inklusive der von Dir genutzten Durchwahl muss immer aktuell sein.
In DIVA (https://diva.bca.de/) klickst Du in der oberen Menüleiste auf „Agentur“; danach wählst Du die Karteikarte „Mitarbeiter verwalten“ aus und speicherst die Telefonnummer in den Adress- und Kontaktdaten.
Wichtig ist, dass alle Deine Mitarbeiter, die grundsätzlich aufzeichnungspflichtig sein könnten, mit Deiner jeweiligen Telefonnummer inklusive Durchwahl hinterlegt werden.
Über die Telefonnummer wird das Gespräch dann automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet und macht die Aufzeichnungen für Dich so leicht nachvollziehbar.
Wie wird ein Telefongespräch aufgezeichnet?
Die Aufzeichnung wird ganz einfach über eine Dreierkonferenz durchgeführt. Dabei ist es irrelevant, ob Sie der Anrufer oder der angerufene Teilnehmer sind. Die Dreierkonferenz kann sowohl vom Festnetz als auch vom Mobiltelefon aus gestartet werden. Du wählst einfach die Konferenznummer 06171-27766 als dritten „Teilnehmer“ hinzu.
Wie genau Du eine Dreierkonferenz einleitest, entnimm bitte der jeweiligen Bedienungsanleitung des von Dir genutzten Gerätes.
Zu Beginn der Dreierkonferenz erfolgt eine automatisierte Tonbandansage, die darüber informiert, dass ab sofort das Gespräch aufgezeichnet wird. Nach der Tonbandansage muss von Dir lediglich Dein Gesprächspartner kurz mit Namen angesprochen werden, sodass die Aufzeichnung alle wichtigen Informationen beinhaltet und dem Kunden einwandfrei zuzuordnen ist.
Dann kannst Du Dein Telefonat weiterführen, welches ohne weiteren Aufwand aufgezeichnet und in DIVA abgespeichert wird.
TIPP:
Noch einfacher wird die Einwahl in die Konferenz für Dich, wenn die Konferenznummer im Vorfeld als Favorit oder Kurzwahl gespeichert wird.
Was ist vor der Aufzeichnung zu beachten?
Für die Aufzeichnung und Archivierung der Kommunikation ist eine vorherige Benachrichtigung und Zustimmung des Gesprächspartners zwingend erforderlich. Die Zustimmung sollte generell, z.B. im Rahmen Deiner Erstinformation mit Neukunden, eingeholt werden. Zusätzlich weist vor der Aufzeichnung eine Bandansage Deines Gesprächspartners auf die Aufzeichnung hin.
Wurde der Kunde im Vorfeld des Telefongesprächs oder der elektronischen Kommunikation nicht über die Aufzeichnung aufgeklärt, darf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen weder telefonisch noch im Wege sonstiger Kommunikation durchgeführt werden.
Eine bereits begonnene Aufzeichnung darf zudem nur durch Beendigung des Gesprächs unterbrochen werden.
Was muss bezüglich der Speicherung beachtet werden?
Bei Nutzung der BCA-Lösung wird die Speicherung der Gesprächsdaten von der BCA AG übernommen. Um die Daten den entsprechenden Gesprächspartnern zuzuordnen, gehst Du wie folgt vor:
In DIVA klickst Du in der oberen Menüleiste auf „Organizer“. Danach wählst Du die Karteikarte „Telefonaufzeichnungen“ aus.
In der Detailsuche links wählst Du den Zeitraum aus, in dem Du das Telefonat aufgenommen hast.
Im Suchergebnis werden Dir die Aufzeichnungen angezeigt, die Du dann über den Play-Button 
abspielen kannst.
Über „Ausgewählte Telefonaufzeichnung zuweisen“ weist Du diese dem jeweiligen Kunden zu.
Welche Rechte hat der Kunde?
Der Kunde hat das Recht, jederzeit eine Kopie der Aufzeichnung zu verlangen. Diese wird dann von der BCA AG zur Verfügung gestellt.
Generell gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.